Si bien las reuniones son necesarias porque conectan a los empleados y las empresas en la concreción eficaz de las tareas y la consecución de los objetivos fijados, si no son bien planificadas los resultados pueden ser hasta contraproducentes.
Nadie niega que una buena reunión de trabajo aporta mucha información y fortalece la comunicación de forma recíproca entre la compañía, los jefes y los empleados. Sin embargo, la falta de claridad sobre cuándo, cómo y en cuánto tiempo se realizan puede convertirse en un elemento que frena o disminuye la productividad.
En 1955, Ciryl Northcole Parkison escribió un artículo irónico sobre la celebración de reuniones continuas y sin sentido, lo cual redundaba en una burocracia improductiva y poco eficaz. La afirmación del columnista era: “El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”. Esta frase se convirtió en la ley Parkison y se refiere concretamente cuando las empresas hacen reuniones que implican la no concreción de lo allí tratado, además de pérdida de tiempo.
Independientemente de ello, muchos son los factores y mecanismos que permiten el buen desenvolvimiento de las empresas. Y uno de ellos son precisamente las reuniones, las cuales, sin importar el paso de los años, aún mantienen una gran importancia para la buena marcha de los negocios.
En estos encuentros de trabajo se pueden, por ejemplo, diseñar y reforzar planes y estrategias y crear mecanismos de contacto con el cliente; además de ser una gran ayuda a la hora de solucionar conflictos internos.
Pero una reunión de negocios no se debe improvisar: requiere dedicación, planificación y claridad en los objetivos. Para poder celebrarla con éxito también es importante definir el número de participantes, así como la convocatoria. Se deben fijar en el día y la hora adecuados, y escoger quién dirigirá el encuentro para no divagar y centrarse en el temario y agenda establecidos.
Si no se cuente con una agenda de trabajo definida y no está claro su resultado, es hasta preferible suspenderla. Según estudios especializados, una sola reunión ejecutiva semanal puede consumir un esfuerzo equivalente a 300.000 horas/año, así que hay que hacer que valga la pena.
Por lo general, las reuniones de negocios pueden ser presenciales o virtuales. Pero más allá de la modalidad, lo importante es que las reuniones de negocios estén motivadas por asuntos específicos, se logren acuerdos para una decisión, amplíen la visión de los miembros del equipo y se generen nuevas ideas.
Al final, son el motor de una compañía…